“Modern bir web sitesi istiyoruz” demek görüşmeyi başlatır; ekibin ne tasarlayacağını henüz söylemez. Ziyaretçi sitede hangi işi yapacak, hangi bilgiler hazır, kimin onayı beklenecek? Teklif istemeden önce birkaç kararı yazıya dökmek, herkesin farklı bir proje hayal etmesini önler. Mevcut sitenizi yenileyecekseniz önce yenileme ihtiyacını doğuran kullanıcı ve altyapı sorunlarını belirleyin; brief’e yalnız görünüm beklentisini taşımayın.
Web sitesi brief’i, işletmenin ihtiyacını tasarım ve geliştirme ekibine aktaran başlangıç belgesidir. Kusursuz teknik terimler veya uzun bir sunum gerektirmez. Amaç, kapsam, işlev, içerik ve teslim kararlarını aynı yerde toplaması yeterli bir başlangıç sağlar. Bilmediğiniz cevabı tahminle doldurmak yerine açık soru olarak bırakabilirsiniz.
Elinizdeki dosya bir sözleşme veya bitmiş teknik şartname olmak zorunda değil. Görüşmenin sonunda hangi bilgilerin kesinleştiğini, hangilerinin araştırılacağını ve kararı kimin vereceğini gösterebilmeli. Beş karar üzerinden ilerleyelim.
1. İş Hedefini Ziyaretçinin Yapacağı İşle Birlikte Yazın
İşletme daha nitelikli başvuru almak isteyebilir. Ziyaretçi ise hizmetin kendisine uygun olup olmadığını öğrenmek ve ihtiyacını doğru kişiye iletmek ister. Yalnız satış hedefini yazarsanız ziyaretçinin hangi bilgiye ihtiyaç duyduğu eksik kalır.
Örneğin ofis mobilyası projeleri yapan varsayımsal bir işletme düşünelim. “Teklif formu ekleyelim” çözüm önerisidir. “Ofis yenileyecek işletme sorumlusu, proje kapsamını anlayıp ihtiyaçlarını ekibe iletebilsin” ise amaçla kullanıcıyı birleştirir. Henüz otomatik fiyat hesaplama veya çevrim içi satış gerektiği sonucuna varmış değiliz.
GOV.UK’nin kullanıcı ihtiyacı yaklaşımı, varsayımı gerçek kullanıcıdan gelen kanıttan ayırır. Kendi projenizde satış görüşmelerindeki soruları, mevcut talepleri ve varsa site verisini başlangıç malzemesi yapabilirsiniz. “Müşteriler mutlaka canlı destek ister” düşüncesini doğrulanmış talep gibi yazmayın.
- Kim? Siteyi kullanacak öncelikli kişi veya grup.
- Hangi iş? Öğrenmek, karşılaştırmak ya da tamamlamak istediği görev.
- Hangi sonuç? Kullanıcı ve işletme açısından işin yararlı biçimde tamamlanması.
Rakip örnekleri paylaşabilirsiniz; yanına neyi beğendiğinizi yazın. “Şunun aynısı olsun” yerine “hizmet kapsamını tek ekranda anlayabiliyorum” demek, tasarımcıya kopyalanacak görünümden daha işe yarar bir gerekçe verir.
2. İlk Yayının Kapsamını ve Sınırlarını Belirleyin
İlk sürümde bulunacak içerik gruplarını ve dilleri listeleyin. Hizmetler, proje örnekleri, ekip ve başvuru yolu gibi gruplar konuşulabilir; menü yerleşimini veya bütün sayfa ağacını brief içinde çözmek zorunda değilsiniz. O çalışma için kurumsal web sitesinin içerik ve sayfa planı ayrı bir başlangıç sağlar.
“Projelerimiz eklenecek” cümlesini biraz açın: Kaç kayıt hazır? Fotoğrafların yayımlanmasına izin var mı? Her proje aynı bilgileri mi taşıyor? İkinci dil gerekiyorsa yalnız dil seçeneğini değil, o dilde hangi içeriklerin hazırlanacağını belirtin. Kapsamın yalnız URL adlarından oluşması, içerik emeğini görünmez bırakır.
Üç kısa liste tutun: ilk yayında gerekli olanlar, sonraya bırakılabilecekler ve henüz kararlaştırılmayanlar. Açık sorunun yanına karar verecek kişiyi ve görüşme tarihini ekleyin. Boş satır, gereksiz özellik anlamına gelmez.
Bütçe aralığını ve hedef tarihi de bağlamıyla paylaşın. Fuar açılışı gibi sabit bir tarih ile işletmenin tercih ettiği tarih aynı kısıt değildir. Tarih değişmiyorsa ilk yayının kapsamını konuşun; eksik içerik ve doğrulanmamış bağlantılarla bütün taleplerin aynı güne yetişeceğini varsaymayın.
3. İşlevleri Düğme Adıyla Değil, Beklenen Sonuçla Anlatın
“İletişim formu”, “randevu” veya “CRM bağlantısı” tek başına teslim tarif etmez. Kullanıcı neyi girecek, işlem kime ulaşacak, başarı veya hata nasıl anlaşılacak? CRM, müşteri ilişkilerinin izlendiği sistemdir; form kaydını oraya aktarmak, yalnız e-posta bildirimi göndermekten farklı bir ihtiyaçtır.
Mobilya projesi örneğinde ilk ihtiyaç, başvurunun satış ekibine ulaşması olabilir. CRM aktarımı isteniyorsa mevcut sistemin adı, bağlantı imkânı ve görüşülecek sorumlu kayda eklenir. Teknik ekibin doğrulayacağı konuları “var” diye işaretlemek yerine inceleme bekliyor olarak bırakın. Bağlantı kapsamını açmak için hangi verinin hangi yönde aktarılacağını ve hatadan kimin sorumlu olacağını belirleyin.
| Alan | Örnek Kayıt |
|---|---|
| Kullanıcı ve Amaç | Ofisini yenileyecek işletme sorumlusu, ihtiyaçlarını proje ekibine iletmek istiyor. |
| İlk Yayının İşlevi | Proje türü ve kısa ihtiyaç açıklamasıyla başvuru alınacak; iletişim alanları ekipçe kesinleştirilecek. |
| Sonucun Kontrolü | Deneme başvurusu kararlaştırılan satış alıcısına ulaşacak; kullanıcı işlemin sonucunu anlayacak. |
| Açık Bağımlılık | CRM aktarımı henüz doğrulanmadı; sistem sorumlusu bağlantı seçeneklerini paylaşacak. |
| Kapsam Dışı | İlk sürümde anlık fiyat hesabı ve çevrim içi ödeme bulunmayacak. |
Tablo gerçek müşteri kaydı veya hazır Metazen paketi değildir. Aynı yöntemi başka bir işlev için kullanabilirsiniz: ihtiyacı açıklayın, beklenen sonucu yazın ve henüz bilinmeyen koşulu görünür tutun. Kullanıcı hikâyesi ve kabul ölçütü yaklaşımı, işin ne zaman tamamlanmış sayılacağını konuşmak için yararlı bir dayanak sunar.
Çok ayrıntılı teknik çözümü ilk günden yazmaya çalışmayın. Zorunlu işletme koşulunu açıklamak sizin işiniz olabilir; güvenli ve sürdürülebilir uygulama yöntemini teknik ekiple değerlendirebilirsiniz. İhtiyaç değişirse eski kararı sessizce silmek yerine değişikliği ve kapsam etkisini kaydedin.
4. Metin, Görsel ve Onay Sorumlularını Adlandırın
“İçerikleri biz veririz” cümlesinin arkasında farklı işler bulunur: metni yazmak, doğrulamak, çevirmek, fotoğraf seçmek ve sisteme girmek. Her biri için sorumlu ve hazır olma durumu belli olsun. Tasarım ekibinin teslim alacağı malzemeyi dosya adı veya bağlantısıyla gösterin.
MDN’nin site planlama anlatımı da içerik ve görselleri geliştirme öncesinde düşünür. Mevcut logo dosyaları, kullanılabilir fotoğraflar ve örnek hizmet metniyle başlayabilirsiniz. Eski sitenin tüm metinlerini güncel kabul etmeyin; içerik bakımında olduğu gibi doğrulayacak kişiyi belirleyin.
Geri bildirim de iş bölüşümünün parçasıdır. Satış, yönetim ve teknik ekip ayrı dosyalardan çelişkili düzeltmeler gönderiyorsa tasarımcı hangisini uygulayacağını bilemez. Görüşleri toplayacak ve nihai kararı iletecek bir proje sorumlusu seçin. Onaylanmamış önerilerle kesin kararları aynı listede işaretlemeden bırakmayın.
5. Teslim Kontrolünü ve Yayın Sonrasını Baştan Konuşun
“Site tamamlandı” demek için hangi sonuçların görülmesi gerekiyor? Onaylı içeriklerin doğru yerlerde bulunması, formun beklenen alıcıya ulaşması, içerik sorumlusunun gerekli alanları güncelleyebilmesi gibi kontrolleri yazın. Görsel taslağın onaylanması, bütün işlemlerin çalıştığını göstermez.
Erişilebilirlik, performans ve arama görünürlüğü beklentilerini yalnız sıfat olarak bırakmayın. W3C’nin erişilebilirlik planlaması, hedeflerle sorumlulukları birlikte ele alır. Hangi kapsamın, hangi yöntemle ve kim tarafından kontrol edileceğini ekiple belirleyin; tek otomatik test sonucunu eksiksiz kabul belgesi saymayın. Mevcut site taşınıyorsa eski adreslerin eşlenmesini ve arama erişiminin yayın sonrasında doğrulanmasını da teslim beklentisine ekleyin.
Doğrulanmamış bağlantıyı kesin teslim sözüne dönüştürmeyin. Başka bir sistemin erişimi, belgesi veya yetkili kişisi bekleniyorsa bağımlılığı brief’te koruyun. Bilgi gelmeden takvim ve teklif üzerindeki etkiyi kesinleşmiş saymayın.
Yayın sonrasında metinleri kimin değiştireceği, hesaplara kimin erişeceği ve sorunların nereye bildirileceği de başlangıç dosyasında yer bulmalı. Bakım hizmetinin ayrıntıları teklifte netleşebilir. Brief’i paylaştıktan sonra gelen tekliflerin aynı işi karşılayıp karşılamadığını web tasarım tekliflerini kapsam üzerinden karşılaştırarak değerlendirebilirsiniz.
Web Projenizin Brief’ini Birlikte Netleştirelim
Elinizde bütün cevapların bulunması gerekmiyor. Hedefinizi, hazır malzemelerinizi ve açık sorularınızı paylaşmanız, çalışmanın nereden başlayacağını görmemizi sağlar. Metazen’in tasarım ve yazılım ekibi ile ihtiyaçları uygulanabilir bir kapsama dönüştürmek için web tasarım ve geliştirme hizmetimizi inceleyebilirsiniz. İlk görüşmede yalnız nasıl görüneceğini değil, ziyaretçiye hangi işi yaptıracağını da konuşabiliriz.
